26 dicas práticas de como constituir e administrar um condomínio residencial

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Quem deseja constituir e/ ou administrar um condomínio precisa de atenção e em alguns casos de planejamento, uma vez que as atividades demandam tempo. Uma gestão eficiente deve estar focada no bem-estar dos moradores, no respeito mútuo e nas leis para prezar pelo bem comum dos envolvidos. Para auxiliar nessas questões elaboramos algumas dicas de fácil execução que irão ajudar síndicos, administradores, gestores e os próprios moradores. Confira.

Por onde começar?

De acordo com os artigos 1332,1333 e 1334 do Novo Código Civil, o condomínio deve ser composto de por um instrumento particular ou escritura pública entre os proprietários, por meio de uma chamada convenção. Esta deve ser assinada por no mínimo 2/3 dos titulares e nesta convenção deverá constar a descrição e a individualização das unidades de propriedade exclusiva e das partes comuns, além da fração ideal atribuída a cada unidade e as partes comuns, a quota proporcional e a forma de pagamento da contribuição mensal.

Assembleia

Para conseguir manter a organização, o síndico deve programar a pauta adequadamente, começando por assuntos mais importantes e deixando os assuntos gerais para serem discutidos ao fim da assembleia.

Conselho

O conselho do condomínio deve ser formado por moradores que tenham interesse nos assuntos gerais e específicos do condomínio. Eles devem estar sempre informados quanto às questões mais importantes e convocados sempre que for necessário tomar uma decisão importante.

Previsão orçamentária

É importante fazer a previsão orçamentária uma vez por mês, com os valores a serem arrecadados e os que devem ser pagos, inclusive com o cálculo da inflação do ano e o reajuste salarial dos funcionários.

Nota fiscal

Todos os serviços prestados e produtos adquiridos devem vir acompanhados da nota fiscal ou recibo para evitar problemas na prestação de contas.

Produtos e serviços

Produtos e serviços não devem ser escolhidos por conta do preço e sim da qualidade. Por essa razão, é importante se atentar para o barato não saia caro.

Orçamento

Sempre que for contratar um serviço ou comprar um produto, solicite o orçamento em pelo menos três empresas e opte por aquela que oferece melhores vantagens em relação ao preço.

Administradora terceirizada

Há quem prefira terceirizar os serviços de um síndico ou administrador para auxilia-lo. Se este for o caso, o ideal é pesquisar bem antes da contratação e contratar uma empresa/ profissional com bom retrospecto na função.

Prestação de contas

Independente do tipo de gestão a prestação de contas é necessária e uma obrigatoriedade prevista em lei. Por essa razão é imprescindível a mostrar a transparência da gestão.

Funcionários

No momento da contratação, o síndico deve entrevistar bem os candidatos, buscar antecedentes criminais e a experiência prévia.

Horas extras

Todo funcionário pode ter que trabalhar um pouco mais. Se isso ocorrer, tenha sempre o controle de tudo, inclusive das horas extras trabalhas e os valores a serem pagos.

Controle do ponto

Para determinar se há ou não horas extras a serem pagas, o síndico deve ter o controle do ponto dos funcionários.

Contratação terceirizada

Se optar pela contratação terceirizada, é importante se atentar a idoneidade e o tempo de mercado da empresa. Nessa hora vale exigir os comprovantes de pagamento do salário dos funcionários e os tributos mensais, uma vez que o condomínio pode ser corresponsável e arcar com essas despesas.

Contas extras

Evitá-las principalmente no mês de dezembro, que é quando os funcionários do condomínio recebem o 13º salário. Uma solução é fazer o parcelamento desses valores durante o ano e inserir na taxa condominial.

Fundo de reserva

Tenha sempre um fundo de reserva, pois este pode ser usado em emergências e não deixar o caixa no vermelho. O percentual para o fundo de reserva deve ser determinado durante assembleias ou a convenção.

Treinamento

Cursos de treinamento e de reciclagem para funcionários são mais investimentos do que gastos.  Eles devem ser feitos de acordo com a realidade do condomínio e são tão importantes quanto os investimentos em equipamentos

Conseg

É importante também participar das reuniões promovidas pelas associações do bairro. O conselho identifica e discute questões relevantes para todos, como a segurança do lugar.

Inadimplência

A falta de pagamento por parte do síndico para serviços ou produtos adquiridos pode onerar o condomínio. Procure soluções para manter o crédito e combater a inadimplência.

Documentação

Todos os documentos do condomínio devem ser arquivados. Lembre-se que elas servirão como prova em diferentes situações e devem ficar guardados por pelo menos cinco anos.

Seguro

Muitos condomínios têm a prática de contratar seguro. Se for o caso, exija uma cópia da proposta e confira atentamente a apólice antes de assinar.

Checkup

O síndico deve montar juntamente com o responsável (zelador, por exemplo) uma lista de checkup semanal para conferir os equipamentos de uso comum.

Mediação de conflitos

Em algumas situações é o síndico que irá mediar conflitos com moradores, visando resolver os problemas mediante a colaboração e a integração dos moradores. O ideal é manter sempre a harmonia e zelar para a boa convivência entre todos.

Advertência e multa

Se não conseguir mediar, terá que punir. Nem sempre simpática, a multa é necessária em alguns casos para garantir a boa convivência. Antes de aplicá-la, lembre-se que é importante ser precedida de advertência verbal ou escrita.

Campanhas

A situação não vai bem e por essa razão e importante fazer campanhas de consumo consciente de água e energia, visando sensibilizar moradores e funcionários.

Segurança

Talvez a questão mais importante, a segurança é algo que deve ser planejado e seguido. O ideal é contar com profissionais capacitados aliados a equipamento de vigilância eletrônica e ao comportamento dos moradores. A Quatro Segurança é especializada em segurança patrimonial e oferece opções personalizadas aos condomínios.

Quer conhecer mais sobre a solução da Quatro Segurança? Continue acompanhando o blog e fique por dentro dos serviços oferecidos.

Guia para administrar um condomínio de forma simples e eficiente

 

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Quem deseja constituir e administrar um condomínio precisa de atenção e em alguns casos de planejamento, já que as atividades demandam tempo. Conheça as 26 dicas!
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