Quem deseja constituir e/ ou administrar um condomínio precisa de atenção e em alguns casos de planejamento, uma vez que as atividades demandam tempo. Uma gestão eficiente deve estar focada no bem-estar dos moradores, no respeito mútuo e nas leis para prezar pelo bem comum dos envolvidos. Para auxiliar nessas questões elaboramos algumas dicas de fácil execução que irão ajudar síndicos, administradores, gestores e os próprios moradores. Confira.
Por onde começar?
De acordo com os artigos 1332,1333 e 1334 do Novo Código Civil, o condomínio deve ser composto de por um instrumento particular ou escritura pública entre os proprietários, por meio de uma chamada convenção. Esta deve ser assinada por no mínimo 2/3 dos titulares e nesta convenção deverá constar a descrição e a individualização das unidades de propriedade exclusiva e das partes comuns, além da fração ideal atribuída a cada unidade e as partes comuns, a quota proporcional e a forma de pagamento da contribuição mensal.
Assembleia
Para conseguir manter a organização, o síndico deve programar a pauta adequadamente, começando por assuntos mais importantes e deixando os assuntos gerais para serem discutidos ao fim da assembleia.
Conselho
O conselho do condomínio deve ser formado por moradores que tenham interesse nos assuntos gerais e específicos do condomínio. Eles devem estar sempre informados quanto às questões mais importantes e convocados sempre que for necessário tomar uma decisão importante.
Previsão orçamentária
É importante fazer a previsão orçamentária uma vez por mês, com os valores a serem arrecadados e os que devem ser pagos, inclusive com o cálculo da inflação do ano e o reajuste salarial dos funcionários.
Nota fiscal
Todos os serviços prestados e produtos adquiridos devem vir acompanhados da nota fiscal ou recibo para evitar problemas na prestação de contas.
Produtos e serviços
Produtos e serviços não devem ser escolhidos por conta do preço e sim da qualidade. Por essa razão, é importante se atentar para o barato não saia caro.
Orçamento
Sempre que for contratar um serviço ou comprar um produto, solicite o orçamento em pelo menos três empresas e opte por aquela que oferece melhores vantagens em relação ao preço.
Administradora terceirizada
Há quem prefira terceirizar os serviços de um síndico ou administrador para auxilia-lo. Se este for o caso, o ideal é pesquisar bem antes da contratação e contratar uma empresa/ profissional com bom retrospecto na função.
Prestação de contas
Independente do tipo de gestão a prestação de contas é necessária e uma obrigatoriedade prevista em lei. Por essa razão é imprescindível a mostrar a transparência da gestão.
Funcionários
No momento da contratação, o síndico deve entrevistar bem os candidatos, buscar antecedentes criminais e a experiência prévia.
Horas extras
Todo funcionário pode ter que trabalhar um pouco mais. Se isso ocorrer, tenha sempre o controle de tudo, inclusive das horas extras trabalhas e os valores a serem pagos.
Controle do ponto
Para determinar se há ou não horas extras a serem pagas, o síndico deve ter o controle do ponto dos funcionários.
Contratação terceirizada
Se optar pela contratação terceirizada, é importante se atentar a idoneidade e o tempo de mercado da empresa. Nessa hora vale exigir os comprovantes de pagamento do salário dos funcionários e os tributos mensais, uma vez que o condomínio pode ser corresponsável e arcar com essas despesas.
Contas extras
Evitá-las principalmente no mês de dezembro, que é quando os funcionários do condomínio recebem o 13º salário. Uma solução é fazer o parcelamento desses valores durante o ano e inserir na taxa condominial.
Fundo de reserva
Tenha sempre um fundo de reserva, pois este pode ser usado em emergências e não deixar o caixa no vermelho. O percentual para o fundo de reserva deve ser determinado durante assembleias ou a convenção.
Treinamento
Cursos de treinamento e de reciclagem para funcionários são mais investimentos do que gastos. Eles devem ser feitos de acordo com a realidade do condomínio e são tão importantes quanto os investimentos em equipamentos
Conseg
É importante também participar das reuniões promovidas pelas associações do bairro. O conselho identifica e discute questões relevantes para todos, como a segurança do lugar.
Inadimplência
A falta de pagamento por parte do síndico para serviços ou produtos adquiridos pode onerar o condomínio. Procure soluções para manter o crédito e combater a inadimplência.
Documentação
Todos os documentos do condomínio devem ser arquivados. Lembre-se que elas servirão como prova em diferentes situações e devem ficar guardados por pelo menos cinco anos.
Seguro
Muitos condomínios têm a prática de contratar seguro. Se for o caso, exija uma cópia da proposta e confira atentamente a apólice antes de assinar.
Checkup
O síndico deve montar juntamente com o responsável (zelador, por exemplo) uma lista de checkup semanal para conferir os equipamentos de uso comum.
Mediação de conflitos
Em algumas situações é o síndico que irá mediar conflitos com moradores, visando resolver os problemas mediante a colaboração e a integração dos moradores. O ideal é manter sempre a harmonia e zelar para a boa convivência entre todos.
Advertência e multa
Se não conseguir mediar, terá que punir. Nem sempre simpática, a multa é necessária em alguns casos para garantir a boa convivência. Antes de aplicá-la, lembre-se que é importante ser precedida de advertência verbal ou escrita.
Campanhas
A situação não vai bem e por essa razão e importante fazer campanhas de consumo consciente de água e energia, visando sensibilizar moradores e funcionários.
Segurança
Talvez a questão mais importante, a segurança é algo que deve ser planejado e seguido. O ideal é contar com profissionais capacitados aliados a equipamento de vigilância eletrônica e ao comportamento dos moradores. A Quatro Segurança é especializada em segurança patrimonial e oferece opções personalizadas aos condomínios.
Quer conhecer mais sobre a solução da Quatro Segurança? Continue acompanhando o blog e fique por dentro dos serviços oferecidos.
