Reunião de condomínio: como organizar e garantir maior participação dos condôminos?

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Nos condomínios, as reuniões são extremamente importantes. Nelas, os condôminos decidem em conjunto a necessidade de uma obra, a aprovação de contas a pagar e até quem será o próximo síndico que assumirá a gestão do prédio. Embora sejam necessárias, elas acabam, na maioria das vezes, sendo pouco efetivas e produtivas, devido à sua má condução e planejamento.

Por isso, para que a reunião ocorra tranquilamente e sua mensagem seja transmitida, com a participação e entendimento de todos os envolvidos, é necessário planejá-la cuidadosamente. A seguir, preparamos algumas dicas de como organizar uma reunião, que devem ser seguidas tanto por parte do síndico como dos condôminos. Confira.

Antes da reunião

A elaboração da pauta

A pauta descreve os pontos a serem discutidos na reunião, que devem ser determinados dias antes dela ocorrer. Ela deve ser clara, curta e pertinente, para garantir que a informação seja facilmente compreendida e evitar que o encontro se alongue demais.

A definição de um horário para finalizar

Ninguém gosta de uma reunião que “não tem hora pra acabar”. Por isso, é importante que seja divulgada a previsão da duração ou horário para encerrar, além do local e horário para iniciar. Este pode ser uma estratégia para manter a objetividade nas discussões.

O envio da pauta aos condôminos

A pauta, ao ser enviada aos condôminos antes da reunião, os informará sobre os pontos que serão discutidos, permitindo-lhes refletir, elaborar perguntas e trocar ideias com outras pessoas. Para este fim, a internet pode ser uma grande aliada. A pauta pode ser facilmente compartilhada em redes sociais, postada no site ou blog do condomínio ou encaminhada por e-mail.

Nela, adicionar observações como “a sua presença é indispensável para a valorização do nosso patrimônio”, “você tem um compromisso com o seu condomínio” ou “os ausentes deverão acatar com todas as decisões tomadas” ajuda a atrair a atenção dos condôminos e garantir a sua participação.

Durante a reunião

A escolha do presidente

O presidente tem a função de coordenar a reunião, sendo uma peça fundamental para o seu bom andamento. Ele não precisa ser formado em administração, ou seque ter experiência na condução de reuniões. Deve ser alguém que seja respeitado por todos os outros condôminos e tenha a habilidade de liderar.

O limite de tempo para cada ponto

O coordenador deve informar aos condôminos quanto tempo eles têm para discutir cada ponto da pauta. Isso garante que o tempo não seja desperdiçado com assuntos privados, temas sem interesse coletivo e discussões sem fundamento.

O limite de tempo para o discurso de cada pessoa

Os condôminos, logo no início da reunião, já devem saber por quanto tempo podem falar. Este deve ser limitado para cada pessoa, de modo que ninguém fique falando por muito tempo e outros não tenham espaço. Recomenda-se fazer uma lista com o nome daqueles que querem dizer suas ideias.

A ata da reunião

Para cada ponto na pauta, o coordenador deve escrever detalhadamente o que foi discutido. A principal vantagem da ata é que os condôminos podem “voltar no tempo” e gerar uma gestão de conhecimento das reuniões, além de garantir que quem não participou saiba o que aconteceu.

Após a reunião

Atividades posteriores

Depois de uma longa reunião, o coordenador deve tirar dúvidas pendentes e rever com todos os condôminos quais foram os pontos abordados. É provável que a maioria ainda continue conversando sobre assuntos definidos na pauta ou não, de interesse geral ou pessoal.

Gostou das dicas? Com elas, as reuniões serão efetivas e produtivas, e com a participação de todos os condôminos. Caso tenha alguma outra, compartilhe-a conosco nos comentários!

Guia para administrar um condomínio de forma simples e eficiente

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